Conform studiilor efectuate de către Global Workplace Analytics, în 2018 erau cinci milioane de angajaţi care munceau de la distanţă, cel puţin 50% din timp. Această cifră reprezintă o creştere de 173% pe parcursul a 13 ani şi în prezent procentul se măreşte din ce în ce mai repede. Pe măsură ce organizaţiile din toată lumea au fost nevoite să facă faţă pandemiei COVID-19 şi provocărilor neaşteptate generate de aceasta, munca la distanţă a ajuns în centrul atenţiei. Mulţi angajaţi din foarte multe domenii au început acum să lucreze de la distanţă pentru prima dată, iar managerii se implică în această tranziţie, ajutându-şi echipele, încurajând participarea continuă şi menţinând rata productivităţii la un nivel ridicat, în ciuda tuturor neclarităţilor generate de criza COVID-19.

Acest ghid vă oferă sfaturi utile pentru a forma o echipă de succes, compusă din angajaţi care lucrează de la distanţă: de la dezvoltarea relaţiilor virtuale, la colaborarea impecabilă între colegi, până la generarea unor rezultate pozitive.

Ce este munca la distanţă?

Definiţia de bază sună astfel: munca la distanţă reprezintă forma de organizare şi/sau de prestare a muncii aleasă de către un salariat, cu regularitate, în afara sediilor sau punctelor de lucru ale angajatorului, prin folosirea mijloacelor informatice, muncă ce ar putea fi prestată şi la sediul sau punctele de lucru ale angajatorului.

Desigur, sunt foarte multe activităţi care nu pot fi desfăşurate de la distanţă – de exemplu, cele din prima linie din industria medicală sau din comerţ. Cu toate acestea, în afară de unele excepţii, sunt destul de multe joburi pentru care nu este necesară prezenţa fizică a angajatului la sediul sau punctele de lucru ale angajatorului. O analiză a Global Workplace Analytics arată că 56% din totalul numărului de angajaţi ar putea executa cel puţin o parte a activităţilor lor de la distanţă, ceea ce reprezintă mai mult de 75 de milioane de persoane.

Succesul unei echipe virtuale depinde în mare măsură de disponibilitatea tehnologiei. Comunicarea dintre angajaţi şi angajator este esenţială, din două perspective: pentru a duce la bun sfârşit activitatea respectivă, dar şi pentru a menţine relaţiile dintre colegi puternice şi un nivel de implicare ridicat. Atingerea acestor obiective presupune acces la resurse hardware şi software potrivite, dar şi la o infrastructură de suport corespunzătoare.

De ce este munca la distanţă valoroasă?

Munca la distanţă generează valoare direct şi indirect, crescând profitul companiilor în mai multe moduri. În general, angajaţii care lucrează de acasă sau, în cazul telemuncii, din alte locuri pe care le aleg ei, sunt mai fericiţi, mai implicaţi şi mai productivi decât colegii lor care lucrează de la birou. Această realitate se traduce într-o fluctuaţie mai mică a angajaţilor şi costuri mai mici de recrutare; în plus, se fac economii datorită reducerii numărului de locuri în clădirile de birouri.

Un studiu efectuat de către Owl Labs oferă date convingătoare pentru a evidenţia părerile angajaţilor despre munca la distanţă:

• 71% dintre angajaţi declară că ar alege mai degrabă un job care oferă posibilitatea de a munci de acasă în defavoarea unuia unde nu există această posibilitate
• 74% dintre angajaţi spun că posibilitatea de a munci de la distanţă îi fac mai puțin susceptibili să-şi părăsească poziția actuală
• 81% dintre angajaţi spun că oportunitatea de a munci de la distanţă ar creşte probabilitatea ca ei să recomande angajatorul respectiv unui prieten
• 81% au declarat că munca la distanţă poate să diminueze anumite provocări asociate cu echilibrul între viaţa privată şi job
• 82% dintre angajaţi spun că ar fi mai fericiţi dacă ar avea posibilitatea de a munci de la distanţă

Angajaţii sunt dispuşi chiar să cuantifice valoarea munci de la distanţă şi, după cum se pare, această cifră este destul de mare:

• 34% dintre angajaţii care au participat la sondaj ar fi de acord cu o reducere de cinci procente a salariului, în schimbul muncii de acasă
• 24% ar fi de acord cu o reducere de zece procente
• 20% ar fi de acord cu o reducere de mai mult de zece procente

Este evident că există beneficii şi pentru angajaţi, dar şi pentru angajatori. Deşi unele organizaţii au ezitat să implementeze strategii de muncă la distanţă până acum, tranziţia bruscă spre telemuncă din cauza crizei COVID-19 s-ar putea să pregătească scena pentru unele schimbări permanente în legătură cu oportunităţile muncii la distanţă, după ce se termină criza.

Angajaţii care nu sunt obişnuiţi cu provocările reale ale muncii la distanţă se concentrează pe găsirea de soluţii, iar managerii care nu au mai condus echipe virtuale se concentrează pe schimbarea modului de comunicare, pe colaborare şi pe un flux de lucru care vor impulsiona productivitatea şi vor menţine implicarea la un nivel ridicat.

5 sfaturi esenţiale pentru angajaţii care lucrează de la distanţă

Dacă lucrezi de la distanţă pentru prima dată, tranziţia poate fi surprinzător de dificilă. Până la urmă, ai petrecut ani întregi încercând să te deconectezi de atmosfera de birou în timp ce eşti acasă cu familia și te-ai obișnuit să ai relații puternice cu colegii pe care îi vezi în persoană în fiecare zi. Iată cinci sfaturi esenţiale de la angajaţii care sunt obişnuiţi cu munca de la distanţă, pentru a-ţi uşura tranziţia:

Creează-ți un spațiu de lucru separat

În funcţie de situaţia ta specifică, poţi să lucrezi cu succes de la masa din sufragerie. Totuşi, dacă locuieşti împreună cu mai mulţi oameni, pot să apară mereu evenimente care îţi distrag atenţia, dacă munceşti într-o zonă comună. Creează-ți un spațiu de lucru separat – de preferinţă cu o uşă care se închide – şi stabileşte reguli pentru ca persoanele cu care locuieşti să ştie când te pot întrerupe şi când nu.

Poate fi tentant să-ţi întrerupi des munca pentru a te ocupa de alte treburi casnice sau pentru a sta de vorbă cu cei dragi, dar încearcă să respecţi un program cu pauze clare. Altfel, vei avea surpriza să descoperi că ziua a trecut şi nu ţi-ai terminat treaba, deoarece ai fost ocupat cu pregătirea cinei sau cu spălatul rufelor.

Continuă să rămâi motivat

Munca la distanţă oferă multă libertate, dar în acelaşi timp nivelul de interacţiune cu colegii sau managerii poate să scadă. Pentru mulţi angajaţi, acest aspect poate să reducă motivaţia, deoarece scad şi responsabilitatea şi recunoaşterea meritelor, atunci când obţii rezultate excelente.

Poţi să rămâi motivat păstrând legăturile cu colegii sau managerii şi stabilindu-ţi propriile obiective individuale. Alege-ţi un proiect la care să lucrezi şi provoacă-te să îl termini cu succes până la o anumită dată.

Interacţionează cu echipa

Izolarea reprezintă unul dintre cele mai mari impedimente pentru angajaţii care muncesc de la distanţă. Vestea bună este că există foarte multe resurse tehnologice create în mod specific pentru a forma şi a menţine relaţii şi nu trebuie să aştepţi să ţi le ofere compania ta pentru a începe să le utilizezi.

Dacă nu foloseşti deja o platformă pentru conferinţe video la muncă, interacţionează cu colegii tăi prin Skype, Google Hangouts, FaceTime, sau altele. Utilizând o platformă care permite interacţiunea video, vei menţine o relaţie puternică cu colegii tăi, deoarece poţi să reacţionezi şi să răspunzi şi la limbajul corporal, nu numai la cuvinte.

Creează relaţii noi

Unul dintre beneficiile muncii de la distanţă este acela că îţi poţi crea relaţii noi mult mai uşor. Pe lângă conversaţiile pe care le ai cu colegii cu care interacţionezi zilnic, poţi să iniţiezi discuţii cu foarte mulţi alţi oameni din reţeaua ta de cunoştinţe cu care nu ai mai vorbit până acum. Profită de această oportunitate pentru a crea relaţii noi şi pentru a cunoaşte alţi colegi din organizaţie. Pe termen scurt, această iniţiativă te va ajuta prin diminuarea senzaţiei de izolare, iar pe termen lung o reţea de cunoştinţe mai mare nu poate decât să îţi ajute cariera.

Respectă regulile etichetei profesionale

Dacă munceşti de acasă în pijamale şi toate interacţiunile tale cu colegii sau cu clienţii sunt electronice, este foarte uşor să devii prea neprotocolar. Să nu cazi în această capcană. În convorbirile telefonice nu ar trebui să se audă zgomot de fundal şi ar trebui să eviţi să faci mai multe lucruri în acelaşi timp (de exemplu, să speli vase sau rufe). Sunetele respective pot da impresia interlocutorilor tăi că nu eşti pe deplin implicat în discuţie. Pe scurt, nu face acasă ceva ce nu ai face la birou – sau cel puţin nu când altcineva te poate vedea sau auzi.

5 sfaturi esenţiale pentru managerii care conduc echipe remote

Managerii care conduc echipe remote trebuie să depăşească foarte multe obstacole pentru a-şi sprijini angajaţii. Interacţiunea, recunoaşterea, productivitatea şi colaborarea trebuie abordate altfel în cazul muncii la distanţă, dacă vrei să fii eficient. Iată mai jos cinci sfaturi care te vor ajuta să conduci cu succes o echipă virtuală:

Foloseşte platformele pentru conferinţe video

Oricând este posibil, încurajează-ţi echipa să folosească platformele pentru conferinţe video, pe lângă cele care permit doar sesiuni audio. Deşi conferinţele audio sunt utile, ele nu facilitează crearea unor relaţii puternice la fel de eficient ca sesiunile video. Platformele pentru conferinţe video vor permite colegilor să se vadă unii pe alţii, să asocieze şi chipul unui nume şi să deducă informaţii suplimentare din limbajul corporal şi din expresiile faciale.

Multe companii deja au astfel de platforme instalate – de exemplu, WebEx şi Skype for Business. Însă există foarte multe alte opţiuni pentru a putea păstra legătura cu echipa ta, în afară de aplicaţiile tradiţionale. Printre ele sunt Google Hangouts, Zoom, FaceTime, sau Facebook Messenger.

Menţine nivelul de productivitate

Până recent, mulţi angajatori nu s-au arătat receptivi la soluţia muncii de la distanţă, în primul rând pentru că erau îngrijoraţi în legătură cu scăderea nivelului de productivitate. Cu toate acestea, studiile au arătat în repetate rânduri că acest lucru pur şi simplu nu se întâmplă. Un studiu a revelat că angajaţii care muncesc de la distanţă lucrează în medie cu 1.4 zile mai mult decât colegii lor de la birou, ceea ce înseamnă 16.8 zile de muncă în plus pe an. Acelaşi studiu a mai descoperit că angajaţii de la birou au în medie 37 de minute de inactivitate pe zi, în timp ce angajaţii care muncesc de la distanţă au în medie doar 27 de minute de inactivitate pe zi.

Acestea fiind spuse, există măsuri pe care le poţi lua, pentru a încuraja implicarea angajaţilor şi pentru a menţine nivelul de productivitate, în special pentru colegii care nu au mai lucrat de acasă până în acest moment.

• Stabileşte ţintele de productivitate de la început şi subliniază-le des, astfel încât membrii echipei să-şi poată evalua singuri progresul
• Organizează întâlniri virtuale regulate, chiar şi zilnic, daca este necesar, pentru a te asigura că toată lumea rămâne implicată şi progresul avansează conform aşteptărilor
• Prioritizează adoptarea de canale multiple de comunicare şi colaborare şi asigură-te că ai soluţii tehnologice de încredere şi uşor de utilizat – de exemplu platforme pentru conferinţe video sau de mesagerie; încurajează de asemenea relaţiile profesionale care se formează de obicei la birou

Până la urmă vei observa că angajaţii care au rezultate bune la birou îşi vor păstra motivaţia şi când vor face tranziţia către munca de la distanţă. Aceştia vor putea avea un nivel de productivitate comparabil cu cel dinainte, cât timp tu vei reuşi să îi menţii implicaţi. Pe de altă parte, angajaţii care aveau probleme cu productivitatea la birou, vor avea cel mai probabil aceleaşi probleme şi când lucrează de la distanţă. S-ar putea să aibă nevoie de un cadru funcţional mai structurat şi de mai mult suport din partea ta, pentru a avea succes într-un mediu de muncă virtual.

Încurajează colaborarea

Unul dintre cele mai mari obstacole cu care se confruntă angajaţii care muncesc la distanţă este sentimentul că vocea lor nu este auzită. Acest aspect este şi mai dificil de depăşit atunci când o parte din echipă se întâlneşte faţă în faţă şi câţiva colegi se alătură de la telefon. Stabileşte dinainte un protocol conform căruia toată lumea poate să vorbească la un anumit moment, chiar dacă întâlnirea este faţă în faţă sau virtuală. Dacă este necesar, fixează o agendă sau creează anumite standarde, pentru a te asigura că toţi membrii echipei înţeleg care sunt aşteptările şi fiecare contribuie.

Cere feedback

Pe lângă încurajarea implicării în timpul întâlnirilor, este esenţial să ceri feedback de la angajaţii care lucrează de la distanţă. În timp ce încurajarea unei comunicări deschise este un avantaj indiferent de unde lucrează angajaţii tăi, pentru cei care nu sunt la birou există cu siguranţă anumite provocări specifice. Aceştia pot fi timizi şi nu vor aduce în discuţie îngrijorările lor, ceea ce înseamnă că este cu atât mai important să le oferi mai multe oportunităţi pentru a vorbi cu ei.

Organizează întâlniri individuale şi adresează întrebări directe în legătură cu problemele angajaţilor, pentru a putea găsi soluţii împreună. Poţi lua în considerare de asemenea şi sondajele în care angajaţii oferă răspunsuri anonime.

Foloseşte o platformă pentru a colecta răspunsurile de la angajaţi şi care îţi permite şi să implementezi chatbot-uri şi să derulezi sondaje. O combinaţie a acestor instrumente îţi oferă posibilitatea să organizezi sondaje lunar, săptămânal, sau chiar zilnic, ceea ce reprezintă o practică mult mai eficientă decât organizarea unui singur sondaj anual.

Desigur, doar colectarea răspunsurilor de la angajaţi nu este suficientă. Stabilirea unor planuri de acţiune şi urmărirea lor până se atinge rezultatul dorit sunt de asemenea la fel de importante. Ceea ce vei face cu feedback-ul primit le va arăta angajaţilor care muncesc de la distanţă cât de multă valoare au răspunsurile lor, astfel că, dacă în urma sondajelor nu vei lua nicio decizie, s-ar putea ca implicarea echipei să scadă drastic.

Prioritizează recunoaşterea meritelor

Doar pentru că nu te mai întâlneşti faţă în faţă cu angajaţii tăi, nu ar trebui să însemne că uiţi să le recunoşti meritele, atunci când este cazul. Asigură-te că le vei lăuda în mod public şi frecvent realizările. Acest aspect este cu atât mai important într-o perioadă de tranziţie, iar recunoaşterea fiecărui rezultat, în fiecare zi, va ridica moralul tuturor şi va duce la menţinerea unui nivel de productivitate conform obiectivelor.

Studiile arată că recunoaşterea meritelor angajaţilor are beneficii directe asupra productivităţii şi a rezultatelor. De exemplu, un raport al Aptitude Research Partners a evidenţiat că:

• Firmele au identificat recunoaşterea meritelor angajaţilor ca având cel mai mare impact asupra implicării lor ulterioare în îndeplinirea obiectivelor
• Un program consistent de recunoaştere are de două ori mai multe şanse să îmbunătăţească performanţele individuale ale angajaţilor şi scorurile privind satisfacţia clienţilor
• Recunoaşterea şi recompensarea angajaţilor are de patru ori mai multe şanse să crească valoarea acţiunilor companiei

Poţi crea o cultură organizaţională a recunoaşterii dezvoltând un program de recunoaştere care să aibă un impact puternic şi care să permită tuturor membrilor companiei să trimită şi să primească fără prea mult efort laude sau mulţumiri. Poţi crea de asemenea o pagină specială pe intranet unde să apară toate mesajele de recunoaştere, astfel încât angajaţii care lucrează de la distanţă să se simtă apreciaţi.

Munca la distanţă reprezintă noua normalitate

Concluzia este că munca la distanţă reprezintă noua normalitate. Angajaţii apreciază flexibilitatea unui job de acasă, iar angajatorii trebuie să aibă posibilitatea să le ofere suportul necesar şi să interacţioneze cu aceştia. Atunci când echipele formate din angajaţi care lucrează de la distanţă sunt conduse bine, productivitatea şi implicarea pot creşte. Secretul este comunicarea, feedback-ul, recunoaşterea şi concentrarea constantă asupra formării unor relaţii puternice.

A fost important acest articol pentru tine? Oferim consultanță în ceea ce privește accesul la resursele hardware şi software potrivite pentru implementarea muncii la distanță în compania ta.

Laurențiu Barbu / ADX Digital Agency
hello@socialmedia.ro / 0769.6565.00